CHARTE de DEONTOLOGIE du SERVICE INFORMATIQUE

Préambule 

La fourniture des services liés aux technologies de l’information et de la communication s’inscrit dans la mission de service public de l’Education Nationale.
Pour en assurer le fonctionnement, des agents employés spécifiquement (dénommées « administrateurs ») sont amenés à effectuer diverses opérations techniques pour fournir un service de qualité aux utilisateurs.
Ces opérations peuvent conduire les administrateurs à prendre connaissance d’informations de nature confidentielle, et doivent faire ceci en respectant les droits fondamentaux de l’utilisateur (protection des données personnelles, vie privée, secret des correspondances).
Aussi après avoir précisé le cadre technique de l’intervention des administrateurs, cette charte définira le cadre juridique de l’intervention des administrateurs.

I.	Cadre technique d’intervention
	
A.	Les personnes 

Les administrateurs sont autant de personnes différentes qui interviennent sur plusieurs éléments d’un système informatique :
 les  postes de travail individuels
 les bases de données 
 le système d’exploitation du domaine
 le réseau  
 les applications (serveur/client)
 la téléphonie

B.	Les missions

1.	Assurer un service de qualité aux utilisateurs

Les administrateurs ont la charge de la bonne qualité du service fourni aux utilisateurs dans la limite des moyens alloués. Ils ont aussi le devoir d’assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données échangées ou accessibles depuis le réseau informatique de l’Université.
 Aussi ils ont le droit :
•	D’entreprendre toute démarche nécessaire au bon fonctionnement des ressources informatiques de l’Université, et d’accéder à tout type d’information nécessaire à l’accomplissement de leur mission.
•	D’accéder à toute information utile à des fins de diagnostic et d’administration du système, en s’interdisant scrupuleusement de divulguer ces informations.
•	D’établir des procédures de surveillance de toutes les tâches exécutées sur la machine, afin de déceler les anomalies, après autorisation du responsable fonctionnel et en relation avec le  responsable de la sécurité informatique de l’Université (ou son suppléant).

2.	Transparence des opérations effectuées

Les administrateurs ont le devoir d’informer, dans la mesure du possible, les utilisateurs de toute intervention nécessaire, susceptible de perturber ou d’interrompre l’utilisation habituelle des moyens informatiques.
 De même ils s’engagent à informer l’utilisateur de toute opération inhabituelle tendant à accéder à ses données personnelles, directes ou indirectes, sur son poste informatique, et des motifs l’y autorisant conformément à l’exercice de ses missions (sauf au cas où la discrétion des opérations est imposée par les autorités judiciaires).

3.	Chaîne d’alerte

Les administrateurs ont le devoir d’informer immédiatement le responsable de la sécurité informatique de l’Université (ou son suppléant) de toute tentative d’intrusion sur un système, ou de tout comportement d’utilisateur pouvant compromettre la sécurité du système informatique de l’Université, dont il aurait eu connaissance pendant l’exercice de ses missions.

4.	Sensibilisation des utilisateurs

Les administrateurs ont le devoir de sensibiliser les utilisateurs :
a) rappeler les principes d’usage du réseau RENATER à tout utilisateur semblant les méconnaître ; 
b) informer les utilisateurs des consignes techniques de sécurité à mettre en œuvre afin de préserver le système informatique général et individuel ;
c) sensibiliser aux risques juridiques encourus par l’Université et eux-mêmes du fait de leur comportement (installation de logiciels sans licence, copies de sauvegarde sans autorisation, usage illégal ou non conforme des ressources informatiques).

C.	Les moyens

1.	Les sauvegardes automatiques

Chaque application utilisée par l’Université pour sa gestion génère des fichiers de données informatisées qu’il convient de sauvegarder régulièrement pour assurer la continuité du service informatique en cas de perte/ altération de données.
Ces données sont sauvegardées régulièrement de manière à assurer, dans la mesure du possible et selon les moyens disponibles, toute récupération de données.
Le service informatique s’engage à prendre toute précaution utile afin que ces données ne soient altérées, détruites ou communiquées à des tiers non autorisées.

2.	La métrologie en temps réel

Un ensemble d’outils de supervision est actif pour l’ensemble du réseau de l’Université pour en assurer un fonctionnement optimum. Ils permettent de faire de la métrologie (étude de la charge du réseau). Cette étude permet d’optimiser les ressources et de détecter les anomalies de fonctionnement, permettant ainsi à l’administrateur de procéder à une analyse plus fine en exploitant les « traces » d’opérations informatiques.

3.	La traçabilité des opérations informatiques

Le bon fonctionnement et la sécurité du système informatique nécessitent l’enregistrement systématique et automatique d’un certain nombre d’informations caractérisant chaque opération informatique, appelées « traces ».
Ces traces sont toutes exploitables et peuvent conduire à reconstituer exactement un évènement informatique survenu, permettant ainsi à l’administrateur de réaliser la maintenance du service. 

Ces traces ont deux objectifs exclusifs :
•	Assurer le bon fonctionnement des services et déterminer leurs nécessaires améliorations.
•	Détecter toute anomalie de sécurité et être à même de mener les enquêtes correspondantes.

Les traces systématiquement enregistrées portent notamment sur les opérations suivantes :
-	Connexions aux bases de données et applications centralisées (outil de traçage interne) : adresse IP source (voire adresse MAC), identifiant session utilisateur,  date et heure de la tentative, résultat de l’opération, volume de données échangées, nombre de connexions, échantillon des données échangées.
-	Connexions au réseau local (autres ordinateurs reliés et serveur central) et Internet (firewall, routeur, commutateur, borne d’accès Wi-Fi) : nom de l’utilisateur sous lequel se fait la connexion, adresse réseau de la machine émettant la connexion, date et heure de début et de fin de connexion, type d’opération effectuée.
-	Connexions aux serveurs mails : nom de l’émetteur et du destinataire, date envoi/réception, nom des fichiers attachés, volume de données transférées.
-	Connexion sur le serveur Web : adresse complète de la page consultée (URL), date de la connexion, nom de la machine depuis laquelle est faite la connexion.
-	Opérations effectuées sur chaque poste informatique (journaux du système).  

Les traces se composent des données techniques exécutées par chaque type d’opération (date et heure de l’opération, numéro d’indentification de la machine, identifiant de l’utilisateur, détail de l’opération effectuée).
Elles sont conservées à l’état brut sous forme de journaux, propre à chaque type d’application qui les génère.
Elles sont utilisées si besoin est, conformément aux objectifs d’assurer un maintien d’un service de qualité et d’assurer la sécurité du système informatique.
Elles sont exploitées sous forme de :
•	statistiques non individuelles
•	analyses par machine des opérations effectuées
•	recherches manuelles précises sur un type de problème	

Les administrateurs s’engagent à n’utiliser les traces que si un motif légitime les y oblige, conformément aux droits et devoirs que leur confèrent leurs missions.

II.	Cadre juridique de l’intervention 

 « L’informatique ne doit porter atteinte ni à l’identité humaine, ni aux droits de l’homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques » (Article 1er de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers, et aux libertés).
Aucune exploitation, à des fins autres que celles liées à leurs missions, des informations dont les administrateurs ont connaissance pendant l’exercice de leurs missions,  ne saurait être opérée, d’initiative ou sur ordre hiérarchique , qui aurait pour conséquence de violer les droits et libertés fondamentaux de l’utilisateur, tels que décrits ci-dessous. 

Par conséquent, l’administrateur s’engage à respecter les droits fondamentaux des utilisateurs lors de l’exercice de ses missions, et plus particulièrement :
-	Le droit au respect de la vie privée : 
o	Application : respect du contenu des fichiers de données à caractère personnel.
-	Le droit au secret des communications électroniques, lequel ne peut être levé qu’avec son accord :
o	Application : données personnelles relative à la consultation de sites Internet de l’utilisateur (historique des navigations, signets, mémoire cache). 
-	Le droit au secret des correspondances :
o	Application au mail si :
-il s'adresse à une personne individualisée, si son adresse est nominative, ou déterminée, si son adresse est fonctionnelle, le destinataire final du message n'étant pas précisé en ce cas, mais son récepteur ayant qualité pour recevoir ledit message.
-il est personnalisé en ce qu'il établit une relation entre l'expéditeur et le récepteur, laquelle fait référence à l'existence d'un lien les unissant qui peut être familial, amical, professionnel, associatif, etc.

Cependant les administrateurs ont besoin, pour réaliser leurs missions, d’utiliser certains types de moyens. Ils doivent respecter la loi informatique et libertés, et s’obliger à la confidentialité pour toute information dont ils auraient pu avoir connaissance durant l’exercice de leurs fonctions.
Par ailleurs ils ont le devoir de désobéir à tout ordre qui aurait pour conséquence de leur faire commettre une infraction, que ce soit suite à la violation d’un droit fondamental de l’utilisateur tel que décrit ci-dessus, ou à la loi du 6 juillet 1978 modifiée en août 2004.
Seules les autorités judiciaires, en tant que gardiennes des libertés individuelles, ont la faculté de déroger à ces principes en cas de nécessité liée à la recherche de la vérité  cadre de l’instruction d’une affaire ou d’une enquête).   

A.	Respect de la loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés

La loi informatique et libertés pose quelques définitions ci-dessous énumérées, avant de poser les conditions de licéité d’un traitement de données personnelles, et les règles d’accès aux données personnelles de l’utilisateur sur son poste de travail.

1.	Définitions  

•	Constitue une donnée à caractère personnel toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres. 
Pour déterminer si une personne est identifiable, il convient de considérer l’ensemble des moyens en vue de permettre son identification dont dispose ou auxquels peut avoir accès le responsable du traitement ou toute autre personne. 
•	Constitue un traitement de données à caractère personnel toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur des données, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction. 
•	Constitue un fichier de données à caractère personnel tout ensemble structuré et stable de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés. 

2.	Conditions de mise en œuvre d’un traitement automatisé de données à caractère personnel 

Chaque traitement informatique comprenant une donnée personnelle directe ou indirecte permettant de recouper l’identité d’un utilisateur (adresse IP, identifiant ou tout élément qui lui est propre) doit être effectué conformément aux exigences  posées par la loi du 6 janvier 1978 modifiée le 6 août 2004.
Les exigences de cette loi s’appliquent à tous les fichiers de données à caractère personnel direct ou indirect, automatisé ou non, à usage professionnel.
Toutes ces obligations sont sanctionnées par la mise en jeu possible de la responsabilité civile et/ou pénale des administrateurs, s’ils venaient à ne pas respecter les dispositions suivantes.

a)	 Les obligations spécifiques de l’administrateur, responsable du fichier

Le responsable d’un traitement de données à caractère personnel est (sauf désignation expresse par les dispositions législatives ou réglementaires relatives à ce traitement) la personne, l’autorité publique, le service ou l’organisme qui détermine ses finalités et ses moyens ; c’est à lui qu’incombe :
 D’accomplir les formalités préalables à la mise en œuvre du traitement : déclaration ou autorisation près de la CNIL, Commission Nationale Informatique et des Libertés, selon la nature des données traitées ; Il doit aussi avertir la CNIL des changements éventuels aux informations communiquées lors de la déclaration ou autorisation, et de toute suppression du traitement.

	 D’informer l’utilisateur de l’identité du responsable du fichier, de celles des destinataires des données, des droits d’accès, de rectification et d’opposition dont il dispose.
Cette information doit se faire dès l’enregistrement des données (en cas de collecte directe), ou si les données ont été enregistrées de manière indirecte au plus tard dès la première communication des données.
Ces dispositions ne s’appliquent pas  lorsque la personne concernée est déjà informée ou quand son information se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés par rapport à l’intérêt de la démarche.

 Assurer la sécurité des données contre toute altération, modification ou communication à des tiers non autorisés en prenant toute précaution utile .

 Recueillir le consentement préalable des personnes concernées, et en conserver la preuve, sauf si il peut notamment justifier que le traitement est mis en œuvre pour réaliser l’ « intérêt légitime  poursuivi par le responsable du traitement ou par le destinataire » (en rapport avec les missions de l’administrateur  précédemment citées), « sous réserve de ne pas méconnaître l’intérêt ou les droits fondamentaux de la personne concernée ».
Un consentement « exprès » ou supplémentaire est requis notamment pour :
•	Collecter et traiter des données sensibles
•	Traiter les données pour une nouvelle finalité, incompatible avec les finalités pour lesquelles elles ont été collectées

b)	Les conditions de collecte des données et de traitement

Ces conditions s’appliquent à tout administrateur chargé de la mise en œuvre du traitement, lequel doit veiller à leur bonne application.

La collecte des données et leur traitement doivent être :
 « loyaux et licites ».
 pour des « finalités déterminées, explicites et légitimes » ; par ailleurs les données ne doivent pas faire l’objet d’un traitement ultérieur incompatible avec les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf :
•	Consentement exprès de la personne concernée
•	Autorisation de la CNIL (Commission Nationale Informatique et des Libertés)

            Les données collectées doivent être :
	 adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités prévues et ultérieures.
	 exactes, complètes et, si nécessaire, mises à jour.
	 effacées ou rectifiées si elles deviennent inexactes ou incomplètes.
	conservées sous une forme permettant l’identification de la personne concernée pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités déclarées.
	
c)	 Précautions particulières lors du traitement de données personnelles

Des précautions particulières s’imposent pour les administrateurs ayant connaissance de données à caractère personnel au cours de leur enregistrement, classement, transmission ou toute autre forme de traitement de données, afin d’éviter :
 toute divulgation, même par imprudence ou négligence :
•	sans autorisation de l’intéressé, à des tiers n’ayant pas qualité pour les recevoir, 
•	ayant pour conséquence de porter atteinte :
o	à la considération de l’intéressé 
o	à l’intimité de sa vie privée. 
 de détourner ces informations de la finalité de leur traitement initial tel que défini par la disposition législative, l’acte réglementaire ou la décision de la Commission Nationale Informatique et des Libertés autorisant le traitement automatisé, ou par les déclarations préalables à la mise en œuvre de ce traitement.

3.	Accès aux données personnelles de l’utilisateur sur son poste de travail

L’administrateur s’engage à inviter l’utilisateur à classer ses données personnelles et professionnelles, chaque fois que cela est possible, avant chaque intervention sur son poste de travail, afin de respecter l’intimité de la vie privée de l’utilisateur et de délimiter plus facilement son cadre d’intervention comme défini ci-après.
a)	 Accès direct sur les postes (intervention sur site)

En tout état de cause, et lorsque l’intervention le nécessite, l’accès direct aux données enregistrées par les utilisateurs dans leur propre environnement informatique, qui sont parfois de nature personnelle, ne peut être justifiée que dans les cas où le bon fonctionnement des systèmes informatiques ne pourrait être assuré par d’autres moyens moins intrusifs, et si l’utilisateur a été informé ( ce qui est implicite dès lors qu’il a autorisé l’administrateur à intervenir sur son poste de travail afin de résoudre un problème ). 

b)	Accès indirect sur les postes (intervention à distance)

Toute personne utilisatrice des réseaux de communications électroniques doit être informée de manière claire et complète par le responsable du traitement ou son représentant : 
- de la finalité de toute action tendant à accéder, par voie de transmission électronique, à des informations stockées dans son équipement terminal de connexion, ou à inscrire, par la même voie, des informations dans son équipement terminal de connexion ; 
- des moyens dont elle dispose pour s’y opposer. 
Ces dispositions ne sont pas applicables si l’accès aux informations stockées dans l’équipement terminal de l’utilisateur ou l’inscription d’informations dans l’équipement terminal de l’utilisateur : 
- soit a pour finalité exclusive de permettre ou faciliter la communication par voie électronique.
. N.B : On entend par communication au public par voie électronique toute mise à disposition du public ou de catégories de public, par un procédé de communication électronique, de signes, de signaux, d'écrits, d'images, de sons ou de messages de toute nature qui n'ont pas le caractère d'une correspondance privée.
- soit est strictement nécessaire à la fourniture d’un service de communication en ligne à la demande expresse de l’utilisateur.
 On entend par communication au public en ligne toute transmission, sur demande individuelle, de données numériques n'ayant pas un caractère de correspondance privée, par un procédé de communication électronique permettant un échange réciproque d'informations entre l'émetteur et le récepteur.

B.	Obligation de confidentialité et secret professionnel

Les administrateurs ayant la qualité de fonctionnaires sont soumis au secret professionnel de par leur statut général. Les agents non titulaires, sans être astreints au secret professionnel, sont dans la nécessaire confidence concernant les informations dont ils pourraient avoir connaissance pendant l’exercice de leurs missions, et sont soumis, en ce qui concerne les données à caractère personnel dont ils pourraient avoir connaissance durant leur mission, à une obligation de non divulgation. 
L’administrateur a le devoir de transmettre tous les faits constitutifs de délits ou de crimes aux autorités judiciaires dont il aurait pu avoir connaissance durant l’exercice de sa mission. Ces faits constitutifs d’infractions sont énumérés en annexe, sans être limitatifs aux seuls faits informatiques.
 Il a également le devoir d’informer immédiatement le responsable de la sécurité informatique de l’Université (ou son suppléant) de toute tentative d’intrusion frauduleuse sur le système informatique de l’Université, sans violation du secret professionnel, et peut ainsi lui déléguer la responsabilité de transmettre les informations strictement nécessaires à la poursuite de l’auteur des faits aux services compétents.

Engagement sur l’honneur

L’administrateur certifie avoir pris connaissance de la présente charte et ses annexes, et s’engage sur l’honneur à en respecter les dispositions.

Fait le… à … 
Faire précéder de la mention lu et approuvé.
(Nom, Prénom, Signature)

Engagement sur l’honneur

L’administrateur certifie avoir pris connaissance de la présente charte et ses annexes, et s’engage sur l’honneur à en respecter les dispositions.

Fait le… à … 
Faire précéder de la mention lu et approuvé.
(Nom, Prénom, Signature)

TABLE DES MATIERES

I.	Cadre technique d’intervention
A.	Les personnes
B.	Les missions
1.	Assurer un service de qualité aux utilisateurs
2.	Transparence des opérations effectuées
3.	Chaîne d’alerte
4.	Sensibilisation des utilisateurs
C.	Les moyens
1.	Les sauvegardes automatiques
2.	La métrologie en temps réel
3.	La traçabilité des opérations informatiques
II.	Cadre juridique de l’intervention
A.	Respect de la loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés
1.	Définitions 
2.	Conditions de mise en œuvre d’un traitement automatisé de données à caractère personnel
a)	Les obligations spécifiques de l’administrateur, responsable du fichier
b)	Les conditions de collecte des données et de traitement
c)	Précautions particulières lors du traitement de données personnelles
3.	Accès aux données personnelles de l’utilisateur sur son poste de travail
a)	Accès direct sur les postes (intervention sur site)
b)	Accès indirect sur les postes (intervention à distance)
B.	Obligation de confidentialité et secret professionnel
Engagement sur l’honneur