Politique de protection des données à caractère personnel à destination des étudiant·e·s et des candidat·e·s

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
 

Le responsable du traitement est « la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ».

Responsable du traitement

Université Toulouse - Jean Jaurès, Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) et représenté par sa présidente, Madame Emmanuelle GARNIER

Délégué à la protection des données

Monsieur Jérôme VAYSSE, dpo@univ-tlse2.fr

Afin de satisfaire à son fonctionnement, L'Université Toulouse - Jean Jaurès est tenue de mettre en oeuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses étudiants et aux candidats qui postulent auprès de cette dernière.
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de l'Université Toulouse - Jean Jaurès et ainsi de formaliser les droits et les obligations des étudiants et candidats au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.
La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place des différents traitements de données à caractère personnel des étudiants de l'Université Toulouse - Jean Jaurès et des candidats auprès de cette dernière.
La présente politique ne porte que sur les traitements dont l'Université Toulouse - Jean Jaurès est responsable et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas validés, créés ou exploités par l'Université elle-même.
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par l'Université Toulouse - Jean Jaurès ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par elle.

La finalité d’un traitement est définie comme étant les « objectifs principaux assignés au traitement et aux fonctions substantielles mises en oeuvre » par le responsable de traitement ou le sous-traitant.

Gestion des candidatures (eCandidat)

Analyse des candidatures par la commission d’admission ou par le jury de validation des acquis et des études supérieures compte tenu des modalités et critères d’examen pédagogique.
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Parcoursup : outil d'aide à la décision (OAD)

Faciliter l’analyse des candidatures effectuée par la commission d’examen des vœux de la formation compte tenu des modalités et critères d’examen pédagogique qu’elle a déterminés en amont.
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Gestion administrative et pédagogique de la scolarité (APOGEE)

Gérer administrativement et pédagogiquement la scolarité. Inscription administrative et pédagogique, paiement des droits d'inscription, préparation des examen et gestion des épreuves, saisie des notes et des résultats.
en savoir plus sur ce traitement...

Carte d'étudiant Multiservices de l'Université de Toulouse (carte MUT)

Finalités: Constituer une carte Multiservices d'identité étudiante permettant d'accéder à des services universitaires (emprunt de livres en bibliothèques), un porte-monnaie numérique (paiement aux restaurants universitaires du CROUS), loisirs culturels et sportifs avec la Mairie de Toulouse, transports en commun Tisséo, Location de vélo avec VelôToulouse.
en savoir plus sur ce traitement...

Agence Bibliographique de l'Enseignement supérieur (ABES)

Finalité: Répertorier les thèses en cours et les thèses soutenues dans le système universitaire de documentation (Sudoc).

SupData

Référentiel national des inscriptions de l'année universitaire
Finalité: Permettre à une administration, saisie d'une démarche administrative d'un étudiant, de s'assurer auprès des services du ministère que celui-ci dispose bien de la qualité d'étudiant.
Base réglementaire : articles L. 114-8, L. 114-9 et R. 114-9-3 du code des relations entre le public et l'administration.

Identifiant National dans l'Enseignement Supérieur (INES)

Finalité: permettre, notamment par le biais d’un webservice, d'assurer l’interface entre les systèmes de gestion des établissements d’enseignement supérieur publics et privés, les applications nationales de services à destination des étudiants ou futurs étudiants et le répertoire national des identifiants élèves (RNIE) afin d’améliorer les modalités de recherche de l’INE et, le cas échéant, d’en permettre la création à partir de l’état civil de l’étudiant.
Base réglementaire : L’arrêté du 16 février 2012 porte création d’un traitement dénommé « répertoire national des identifiants élèves, étudiants et apprentis » (RNIE) visant à délivrer un numéro unique national. L’objectif statistique est de constituer un système permettant de suivre le parcours des élèves de la maternelle au supérieur, en passant par le second degré, les voies de l’apprentissage ou de l’enseignement agricole.

Système d'information sur le suivi des étudiants (SISE)

Enquête statistique menée par la sous-direction du système d'information et des études statistiques du MESRI
Finalités: Calculer les indicateurs annuels relatifs à la population étudiante et réaliser des publications consultables sur le site du ministère.
Base réglementaire : arrêté du 19 avril 2023 portant modification de l'arrêté du 30 juillet 2018 portant création par le ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Système d'information sur le suivi des étudiants » (SISE) - NOR : ESRS2311220A paru au JORF n°0142 du 21 juin 2023

Echanges de données avec le Centre Régional des Œuvres Universitaires et Scolaires (CROUS) et son application de gestion (AGLAE)

Finalités:
AGLAE Synchrone : Vérifier le statut de boursier auprès du CROUS lors de l'inscription administrative
AGLAE asynchrone : Permettre aux CROUS de disposer de l’information concernant l’inscription afin de la mettre en relation avec le dépôt du Dossier Social Etudiant et, le cas échéant, de déclencher la mise en paiement des bourses.

Parcoursup : remontée des inscrits

Finalité: Permettre à Parcoursup de connaître la liste des candidats qui ont effectué leur inscription administrative dans l'établissement

MonCompteFormation

Finalité : mettre à disposition et alimenter pour chaque titulaire d’un compte personnel de formation un passeport d’orientation, de formation et de compétences, dont la consultation est autorisée exclusivement par le titulaire.
Base réglementaire : L’article L6323-8 de la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel dispose les ministères et organismes certificateurs à procéder « à la communication des informations relatives aux titulaires des certifications délivrées au système d’information du compte personnel de formation prévu au II de l’article L. 6323-8, selon les modalités de mise en oeuvre fixées par décret en Conseil d’État après avis de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés ».
 

Les personnes concernées sont « les personnes physiques identifiables ou identifiées dont les données à caractère personnel sont collectées et intégrées dans le traitement de données à caractère personnel ».
Candidats, étudiants, stagiaires de formation continue, auditeurs libres

Les données collectées par l'Université Toulouse - Jean Jaurès sont soit collectées directement par elle-même, soit collectées de manière indirecte.

Données connectées directement auprès de l'apprenant

La collecte directe des données prend différentes formes :

• données collectées lors des inscriptions ou des réinscriptions administratives et pédagogiques de l’étudiant ;
• données collectées dans la préinscription ou l’inscription d’un candidat;
• données collectées par envoi ou remise d’une donnée personnelle par l’étudiant ou le candidat (courriel, lettre, carte de visite, etc.) ;
• données techniques (données de connexion ou de trafic) liées à l’usage des services informatique ou numérique de l'Université Toulouse - Jean Jaurès

Données collectées de manière indirecte

La collecte indirecte des données prend différentes formes, notamment, les données collectées :

• par le CNOUS afin de réaliser le paiement des services proposés par le Crous de manière dématérialisée ;
• par les administrations dont les rectorats ;
• via d’autres universités ou écoles tierces à l'Université Toulouse - Jean Jaurès ;
• via la plateforme ParcourSup pour les candidatures réalisées auprès de l'Université Toulouse - Jean Jaurès dans ce cadre ;
• via la plateforme MonMaster pour les candidatures réalisées auprès de l'Université Toulouse - Jean Jaurès dans ce cadre.

Etat-civil, identité et coordonnées

Nom et prénoms, civilité, date et lieu de naissance, numéro INE, nationalité, photographie d'identité, adresse, numéro de téléphone fixe et/ou mobile, adresse mél.

Situation sociale

Situation familiale, situation militaire, logement, vie professionnelle, situation financière (salarié, boursier)

Scolarité et modalités d'entrée dans l'enseignement supérieur

Cursus scolaire et/ou universitaire
Formations et diplômes : notamment la série du baccalauréat et année d'obtention, équivalences, année et établissement de première/dernière inscription, mention de l'existence d'une interdiction temporaire ou définitive d'inscription, dernier diplôme obtenu
Toutes notes et résultats obtenus par l'étudiant au cours de son cursus

Expériences professionnelles

Stages effectués et/ou expériences professionnelles, catégorie socioprofessionnelle (PCS)

 

En vertu du Règlement général européen à la protection des données 2016/679 (dit RGPD), les données personnelles traitées sont nécessaires à l’exécution de la mission d’intérêt public dont est investie l’Université Toulouse - Jean Jaurès.

Les données collectées seront conservées conformément à la législation en vigueur et aux délais de prescription applicables.

Les destinataires des données s’entendent de toute « personne physique ou morale, l'autorité publique, service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers. »
Pourront, notamment, être destinataires de ces données à caractère personnel :

• les personnels administratifs et enseignants habilités par l’Université Toulouse - Jean Jaurès;
• les organismes liés à la vie étudiante tels que le CNOUS et le CROUS ;
• le Ministère de l’Enseignement Supérieur de la Recherche ;
• le Ministère du Travail ;
• les services statistiques ministériels, l'INSEE, le CEREQ ;
• le Rectorat de l'Académie de Toulouse ;
• le Service à Compétence Nationale Parcoursup ;

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, l'Université Toulouse - Jean Jaurès n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

L’étudiant ou le candidat dispose d’un droit de demander à l'Université Toulouse - Jean Jaurès la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées. L’étudiant ou le candidat dispose d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

• la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité en cours de validité ;
• être formulée par écrit à l’adresse du service gestionnaire précisé dans les mentions d’information du traitement

Si vous estimez, après nous avoir contacté, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/webform/adresser-une-plainte

L’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 dispose que « Le responsable du traitement est tenu de prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. »
L’article 32 du RGPD renforce cette obligation en imposant que « le responsable du traitement et le sous-traitant mettent en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque ».

En cas de violation de données à caractère personnel, l'Université Toulouse - Jean Jaurès s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD et de la LIL.
Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les apprenants et que les données n’ont pas été protégées, l'Université Toulouse - Jean Jaurès :

• en avisera les apprenants concernés ;
• communiquera aux apprenants concernés les informations et recommandations nécessaires.

L’Université Toulouse - Jean Jaurès a désigné un délégué à la protection des données.
Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes : dpo@univ-tlse2.fr
En cas de mise en oeuvre d’un nouveau de traitement de données à caractère personnel, l'Université saisira préalablement le délégué à la protection des données.
Si l’étudiant ou candidat souhaite obtenir une information spécifique ou souhaite poser une question particulière, il lui sera possible saisir le délégué à la protection des données qui lui donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.
En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, l’étudiant ou candidat pourra saisir le délégué à la protection des données désigné.